Description
Vi söker en projektkoordinator med ekonomisk bakgrund som ska ge administrativt och operativt stöd till projektledare inom hela WSP:s sektor Earth & Environment.
Som projektkoordinator kommer du att:
- förbereda och administrera affärsmöjligheter och direktprojekt i Horizon
- samla in, kontrollera och registrera underlag från projektledare och andra berörda roller
- kvalitetssäkra kunduppgifter, juridisk enhet, avtal, beställningar, faktureringskrav, referenser och kontaktuppgifter
- skapa och/eller förbereda projekt i våra system
- registrera projektroller samt ta fram Work Breakdown Structure, WBS, dvs delaktiviteter till projekten, och budgetunderlag
- assistera vid uppföljning av projektekonomi och faktureringsunderlag
- skapa eller förbereda Purchase Requisitions för projektinköp
- ge administrativt stöd vid ändringar i roller, resurser, WBS, aktiviteter, budget och faktureringsunderlag
- samverka med Project Managers, Project Directors och Finance
- uppmärksamma återkommande brister och bidra till förbättrade och mer enhetliga arbetssätt.
Du kommer att arbeta på uppdrag av Project Manager och, vid behov, Project Director. Projektledaren behåller det samlade ansvaret för uppdragets kommersiella förutsättningar, risk, leverans, ekonomi och godkännanden.
Kvalifikationer Vi söker dig som har:
- eftergymnasial utbildning inom ekonomi, exempelvis på högskole- eller yrkeshögskolenivå
- erfarenhet av ekonomiadministration, projektadministration eller liknande administrativt och koordinerande arbete
- god systemvana och förmåga att snabbt sätta dig in i nya digitala arbetssätt
- förståelse för sambanden mellan avtal, budget, projektstruktur, resurser, inköp och fakturering
- god förmåga att kommunicera på svenska och engelska
- förmåga att arbeta på engelska i det dagliga arbetet och att samarbeta med kollegor i andra länder
- förmåga att hantera flera parallella ärenden och samarbeta med olika roller och delar av organisationen.
Erfarenhet av affärs- eller projektstyrningssystem är meriterande. Erfarenhet av Horizon eller liknande Enterprise Resource Planning-system, ERP-system, samt arbete med projektstarter, faktureringsunderlag, inköpsrekvisitioner eller projektuppföljning är särskilt relevant för rollen.
Vem är du? För att lyckas i rollen tror vi att du är strukturerad, noggrann och proaktiv, med god känsla för siffror och detaljer. Du trivs med administrativt arbete och har ett serviceinriktat arbetssätt, men är samtidigt tydlig med vilka underlag som krävs för att ett ärende ska kunna hanteras korrekt.
Vi erbjuder Hos WSP blir du en del av en global organisation med bred kompetens inom miljö, mark och vatten. Earth & Environment arbetar med uppdrag för både privata och offentliga kunder och bidrar till en hållbar samhällsutveckling.
Du får en verksamhetsnära roll med möjlighet att:
- bidra till effektivare och mer kvalitetssäkrade projektstarter
- skapa konkreta förbättringar för projektledare och projektteam
- utveckla gemensamma arbetssätt inom Earth & Environment
- bygga ett brett nätverk inom WSP
- bidra till bättre samverkan mellan verksamheten och våra stödfunktioner.